一、目标明确
在商务活动中，做PPT通常是为了追求简洁明朗的表达效果，以便有效辅助沟通。但是PPT也有局限性。不了解这些局限，在PPT里面书写长篇文字报告，绘制复杂表格——这种“超能”的PPT，不仅制作过程痛苦，而且最终结果通常是“根本看不懂!”
那么PPT的特长和局限分别是什么?我注意到外企员工言谈当中，常用英文“Presentation”来代替这个意义模糊的“PPT”。我查了查，发现维基百科词典上对“Presentation”的解释，恰好说出了它的目的、能力特长和局限。
只能面向一类观众，演示一个话题内容，只能表达关键要点，达到留下深刻印象的目的。
牢记这几点，那我们做PPT的时候，就自然会比较“收敛”，也容易确定一个更合理的目标。这样就不会再洋洋洒洒做出六七十页，企图在一个文件里面讨论好几个复杂问题了。
二、形式合理
微软给PPT文件起了个中文名字：演示文档。顾名思义就知道它的用法了。
但实际上PPT文件有两种主要用法。一是辅助现场演讲的演示，二是直接发送给受众自己阅读。要保证达到理想的效果，就必须针对不同的用法选用合理的形式。考虑配合演讲或直接阅读时受众的感受，做相应的细节处理。
演讲现场用的PPT，就要全力服务于演讲。多用图表图示，少用文字。这样让观众可以一边看，一边听你讲。演讲、演示相得益彰，效果是最好的。这种情况下适当的运用特效、动画等功能，可以帮助你控制演讲的节奏，也可以让演示效果丰富多彩，有利于活跃演讲气氛。
直接送去给别人阅读的PPT，则必须添加尽可能简洁但描述清晰的文字，以代替你的演讲，引领读者理解你的思路。整个PPT和其中的每一页幻灯片都要具备很清晰的阅读顺序，逻辑性要求更高。这样才能保证受众独自阅读PPT就能“跟着你走”，理解你的意思。
而在这种PPT里面使用特效、动画就必须非常谨慎了。因为这些特效可能会让阅读者点鼠标点得手指发酸，更可能让PPT文件体积暴增，很难通过网络发送。
三、逻辑清晰
如前文所述，“简洁”正是PPT能在“时间就是金钱”的商业活动中广泛流行的原因。但为了追求简洁，我们很容易无意识地删减了一些要点，受众就“看不懂”。
想保证要点齐全，就要建立清晰、严谨的逻辑。有两种方法是非常有效的。
一是遵循幻灯片的结构逻辑。通常一个PPT文件包含10～30张幻灯片，不仅要包含封面页、结束页和内容页，还必须有紧跟封面页的目录页来展示整个PPT的内容结构。必须有章节页(各章节的封面)把不同阶段的内容划分开，并呼应目录，保障整体连贯。结束页之前，还要有总结页，引领受众回顾要点，切实留下深刻印象。每一个内容页，也必须严格遵守大标题、小标题、正文、注释……这样的内容层级结构。而且结构层次不宜太多，关系要么并列，要么递进。否则，不仅阅读者会看晕，很可能你演讲时自己都会讲晕。
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